Privacyverklaring

1. Algemeen

VVW Westende vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VVW Westende vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• als betrokken persoonattent maken en deze willen

Als VVW Westende vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

VVW Westende vzw (Surfclub Westende | Nieuwpoort)
Zetel: Koning Ridderdijk 100, Sint-Laureinsstrand, 8434 Westende , België
Emailadres: Dit E-mail adres wordt beschermd tegen spambots. U moet JavaScript geactiveerd hebben om het te kunnen zien.
Telefoon: +32 (0)58 23 14 04

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

 Je persoonsgegevens worden door VVW Westende vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden: 

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van VVW Westende vzw (uitvoering overeenkomst)
• Om u te kunnen verzekeren en aansluiten bij de federatie (uitvoering overeenkomst)
• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang)
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

3. Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen :

• Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
• Rijksregisternummer (vereist door federatie)
• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
• Details lidmaatschap: type, locatie (Westende|Nieuwpoort), hoofdsport, info ivm kiten, berging en ligplaatsinfo

4. Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door volgende organisaties

• Bestuursleden van de vereniging
• Medewerkers & vrijwilligers van de vereniging (beachmaster, etc.)
• Federatie
• Barcrew

5. Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
• het verzekeren van onze leden (federatie);
• het verkrijgen van subsidies (overheid);

Zo kunnen wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, badgesysteem,…);
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Op vandaag staan bestuursleden echter in voor deze items.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

6. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

7. Bewaartermijn

VVW Westende vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. VVW Westende vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar na het laatste gebruik. Dit om ledenhistoriek niet verloren te laten gaan van leden die enige tijd afwezig zijn.

8. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Het aantal personen die namens VVW Westende vzw van je gegevens kennis kunnen nemen zijn beperkt tot wie het moet kunnen raadplegen en zijn gehouden aan de geheimhouding van deze gegevens.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Waar mogelijk (PC, Website) is een Firewall actief om de toegang te beschermen en te detecteren.
• Wij kunnen back-ups maken van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

9. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren.

Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

10. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

https:// www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

11. Wijziging privacyverklaring

VVW Westende vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 19/05/2018